Technicien ou Technicienne en organisation scolaire / School Organization Technician | Villa Maria

Villa Maria est une école privée d’enseignement secondaire mixte francophone et anglophone qui accueille environ 1900 élèves. Dans un monde en constante évolution, notre école prône un accompagnement personnalisé, jumelé à un environnement stimulant. Les élèves des deux langues d’enseignement jouissent d’une cohabitation bilingue harmonieuse. En choisissant d’intégrer la technologie au service de l’enseignement, nous développons pour nos élèves une pédagogie innovante, efficace et humaine.

Notre mission :

Nous accompagnons nos élèves dans le développement et la réalisation de leur plein potentiel, afin qu’ils deviennent des citoyens responsables du monde aptes à relever les défis du marché du travail de demain.

L’opportunité :

Faites partie d’une équipe qui évolue et collabore dans un environnement bilingue et innovateur où l’humain reste au centre de nos préoccupations et où les efforts de chacun sont mis en commun afin de créer un lieu d’apprentissage de qualité pour notre communauté d’élèves. Faire carrière à Villa Maria, c’est travailler dans une école de renom, qui accorde une grande importance à la diversité, à l’inclusion et à la réalisation de soi.

À titre de Technicien(ne) en organisation scolaire, vos responsabilités seront de :

Appliquer les procédures relatives à l’organisation et à la réalisation des activités éducatives. Sous la direction de la directrice des services éducatifs, votre rôle consiste à confectionner l’horaire-maître de l’école et d’autres grilles telles que l’horaire des examens, en se basant sur des critères de rationalisation et d’efficience et, , ainsi qu’à adapter et appliquer les procédures nécessaires à l’organisation des opérations administratives telles que l’inscription des élèves, le contrôle des effectifs scolaires, les examens, la préparation des bulletins et des sanctions d’études et la programmation des cours d’été.

• Confectionner les grilles d’horaire de l’école en tenant compte des facteurs pertinents tels que les options de cours offertes, les choix de cours des élèves, les champs d’enseignement, le régime pédagogique, la langue d’enseignement, les locaux disponibles, les règles de formation des groupes, les périodes d’enseignement et les contraintes d’un autre ordre tel que la dispersion des locaux, etc.
• Contribuer à la préparation, à la diffusion et à la réalisation du calendrier des opérations pédagogiques, en tenant compte des délais prescrits par les lois, les règlements et les
politiques en vigueur.
• Assumer la responsabilité logistique des sessions d’examens ainsi que la réception, de la vérification, de la conservation et de la distribution des épreuves ministérielles de fin d’année.
• Tenir à jour et s’assurer de la conformité des dossiers des élèves.
• Participer à l’opération des réinscriptions.
• Recueillir les données nécessaires pour l’inscription et les choix de cours des élèves; concevoir et adapter le formulaire à cette fin, s’assurer du retour des formulaires après qu’ils ont été remplis, apporter les corrections qui ont été convenues et produire les diverses statistiques nécessaires à l’établissement d’une grille d’horaire;
• Coordonner la prise de présence officielle du MÉQ.
• Participer aux opérations en lien avec les prévisions d’effectifs scolaires et à la tâche du personnel enseignant.
• Assurer les communications avec les parents en ce qui a trait aux opérations pédagogiques.
• À l’aide de logiciels appropriés, effectuer des analyses, des extractions, des exploitations spécifiques et des rapports permettant des contrôles ou de se conformer à la procédure prévue pour des sujets tels que la gestion des effectifs scolaires, la production des bulletins et des sanctions d’études, le financement, la comptabilité, le budget, les dépassements d’élèves, les codes permanents d’élèves, les absences d’élèves, la suppléance, le transport scolaire, les échecs et diverses autres listes ou rapports en vue de leur transmission, notamment au MÉQ.
• Concevoir de nouveaux rapports, outils et méthodes de travail en lien avec son champ de responsabilités.
• Assurer la mise à jour des diverses plateformes numériques ainsi qu’au dépôt des communications externes à l’attention de la clientèle, sur le portail Villa Maria.
• Assurer le respect et l’application des procédures liées aux systèmes ministériels, notamment CHARLEMAGNE et ARIANE et procéder aux modifications relatives aux dossiers des élèves et aux transmissions requises.
• Développer et favoriser l’utilisation des logiciels et les outils COBA, de manière à rendre optimales leurs utilisations pour les usagers, en assurer une saine gestion et participer aux mises à jour.
• Procéder à toutes les phases de génération des bulletins pour chacune des étapes du calendrier scolaire ainsi qu’au classement et à l’archivage de ceux-ci lorsqu’applicable.
• Dispenser la formation et offrir le support requis concernant les procédures de l’organisation scolaire et l’utilisation des divers logiciels aux personnes concernées dans ces opérations. Répondre aux demandes d’information des autres intervenantes ou intervenants de l’école.
• Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels en lien avec ses responsabilités et en faire une gestion efficace.
• Assurer un suivi rapide de toutes les demandes de la direction.
• Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Le.la collègue que nous recherchons a :

• Un diplôme d’études collégiales en techniques de l’administration générale ou en d’autres techniques appropriées ou toute formation équivalente
• Si vos études ont été effectuées hors Québec, joindre votre évaluation comparative des études effectuées hors Québec émise par le ministère de l’Immigration, de la francisation et de l’intégration.
• Minimum d’un (1) an d’expérience dans un poste similaire
• Une excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Une maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
• Une connaissance du logiciel de gestion pédagogie COBA et Charlemagne et des info- sanction du MÉQ.
• Une facilité à communiquer et un excellent sens du service à la clientèle et du travail d’équipe
• Une capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois et à travailler sous pression
• De la diplomatie, de la discrétion, de la rigueur et un sens du détail
• Un intérêt pour la formation continue

Pourquoi nous choisir comme employeur ?

• Salaire selon l’échelle salariale du secteur public francophone en vigueur (25,96$-33,58$ selon l’expérience)
• Régime d’assurances collectives adapté aux besoins des employés
• Régime de retraite RREGOP
• Programme d’aide aux employés
• Ambiance de travail humaine et chaleureuse
• Possibilité de collaborer avec une équipe multidisciplinaire dans divers comités
• Site extérieur historique et enchanteur
• À proximité d’une station de métro
• Stationnement gratuit

Horaire de travail : lundi au vendredi de 8h00 à 16h00 (35 heures par semaine)

Date de début : début octobre

Villa Maria souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les autochtones, les gens issus de minorités visibles ou ethniques ainsi que les personnes en situation de handicap à nous faire parvenir leur candidature.

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Villa Maria is a private co-ed school providing secondary education in English and French to more than 1900 students in a unique bilingual environment. In a constantly changing world, our school advocates personalized support in a stimulating environment. Students of both languages of instruction get to experience a bilingual learning environment. By harnessing technology for the service of education, we inspire our students with a pedagogical approach that’s innovative, effective, and student-centered.

Our mission:
We help our students develop and achieve their full potential, preparing them to be citizens of the world with the ability to meet the challenges of tomorrow’ labor market.

The Opportunity:
Be part of a team who evolves and collaborates in an innovative bilingual environment where people remain at the center of our concerns and where everyone’s efforts come together to create a quality learning environment for our student community. A career at Villa Maria means
working at a renowned college that values diversity, inclusion and self-fulfillment.

As a School Organization Technician, your responsibilities will be to:

Apply procedures for organizing and carrying out educational activities. Under the direction of the Director of Educational Services, your role is to prepare the school’s master timetable and other schedules, such as the examination timetable, based on rationalization and efficiency criteria, and to adapt and apply the procedures required to organize administrative operations
such as student registration, school enrolment control, examinations, preparation of report cards and study sanctions, and summer school scheduling.

● Draw up the school’s timetable, taking into account relevant factors such as course options offered, students’ course choices, teaching fields, pedagogical regime, language of instruction, available premises, group formation rules, teaching periods and other constraints such as the dispersion of premises, etc.
● Contribute to the preparation, distribution and execution of the pedagogical operations calendar, taking into account the deadlines prescribed by the laws, regulations and policies in effect.
● Assume logistical responsibility for exam sessions, as well as the receipt, verification, storage and distribution of end-of-year departmental tests.
● Maintain and ensure compliance of student files.
● Participate in the re-enrolment process.
● Gather data required for student enrolment and course selection; design and adapt forms for this purpose, ensure that forms are returned after completion, make
corrections as agreed, and produce various statistics required to establish a timetable.
● Coordinate official MÉQ attendance.
● Participate in operations related to school enrolment forecasts and teaching staff tasks.
● Ensure communications with parents regarding pedagogical operations.
● Using appropriate software, carry out analyses, extractions, specific evaluations and reports to enable controls or to comply with planned procedure for subjects such as enrolment management, production of report cards and study sanctions, financing, accounting, budgeting, student overruns, permanent student codes, student absences, supply teaching, school transport, failures and various other lists or reports for transmission, in particular to the MÉQ.
● Design new reports, tools and work methods related to his/her area of responsibility.
● Ensure the updating of various digital platforms, as well as the filing of external customer communications on the Villa Maria portal.
● Ensure compliance and application of procedures related to departmental systems, in particular CHARLEMAGNE and ARIANE, and make changes to student files and required
transmissions.
● Develop and promote the use of COBA software and tools, so as to optimize their use for users, ensure sound management and participate in updates.
● Carry out all phases of report generation for each stage of the school calendar, as well as filing and archiving when applicable.
● Provide training and support on school organization procedures and the use of various software programs to those involved in these operations. Respond to requests for information from other school staff.
● Answer and effectively manage telephone calls and e-mails related to his/her responsibilities.
● Ensures prompt follow-up of all management requests.
● Performs other related tasks as required.

The colleague we are looking for has:

● A college diploma in general administration or other appropriate techniques, or
equivalent training.
● If your studies were completed outside Quebec, attach your comparative evaluation of
studies completed outside Quebec issued by the Ministère de l’Immigration, de la
francisation et de l’intégration.
● Minimum of one (1) year’s experience in a similar position
● Excellent command of French and English, both oral and written
● Proficiency in Microsoft Office suite (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
● Knowledge of COBA and Charlemagne pedagogical management software and MÉQ
info-sanctions.
● Excellent communication, customer service and teamwork skills.
● Ability to manage several files at once and work under pressure
● Diplomacy, discretion, thoroughness and attention to detail.
● An interest in continuing professional development

Why choose us as an employer?

● Salary according to the salary scale of the francophone public sector(25,96$-33,58$)
● Group insurance plan adapted to our employees’ needs
● RREGOP pension plan
● An employee Assistance Program
● Job placement program
● A warm and human working environment
● The possibility of cooperating with our multidisciplinary team on several committees
● A historic and enchanting outdoor environment
● Close to a Metro station
● Free parking

Work schedule: 8 am to 4pm from Monday to Friday (35 hours per week)

Start date: November 2024

Villa Maria subscribes to an equal employment opportunity program and invites women, aboriginals, visible minorities, ethnic minorities and persons with disabilities to send us their applications.