Secrétaire d’école | Villa Sainte-Marcelline

Fonction : Secrétaire d’école

Type de poste : Temps complet

Heures semaine : 35 heures

Taux horaire : Minimum 24,36$ Maximum : 28,94$

Nature du travail

En plus des tâches usuelles d’un.e secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à voir, selon les instructions, à la bonne marche des travaux administratifs qui lui sont confié en assumant ainsi la responsabilité et la coordination.

Votre rôle:

• Planifier et organiser le travail du secrétariat de manière à ce que l’école se conforme aux diverses obligations administratives à l’égard des ministères et divers organismes et a respecté les échéanciers de ces opérations et des diverses activités de l’école; elle en fait le suivi et effectuer les rappels appropriés;
• colliger les données nécessaires pour la préparation du budget, participer à son élaboration, voir à son suivi et dresser des rapports sur les soldes budgétaires; participer, au besoin,  à la tenue des livres comptables de l’école et des activités parascolaires, au paiement des factures, d’autres comptes et les dépôts bancaires; concilier des comptes, tenir une petite caisse et recueillir les argents pour diverses activités ou campagnes de financement;
• compiler les demandes de matériel du personnel de l’école, effectuer les calculs nécessaires, vérifier les disponibilités budgétaires et les prix auprès des fournisseurs; selon la politique en vigueur, procéder aux achats ou remplir les bons de commande, réceptionne les marchandises et voir à leur distribution;
• communiquer avec le personnel afin de mettre à jour ou créer leur dossier. Assurer que tous les documents nécessaires y soient versés et communiquer avec le personnel afin d’en faire la création ou le suivi;
• Pour les réparations de matériel et d’équipement, réquisitionner les services demandés et s’assurer que les réparations ont été effectuées;
• dresser la liste des personnes disponibles pour la suppléance du personnel enseignant et, selon les indications, voir au remplacement du personnel absent;
• tenir les registres et dossiers concernant, entre autres, l’inscription et le classement des élèves, l’assiduité du personnel, les feuilles de temps des suppléants, les examens scolaires, les bulletins, la déclaration de l’effectif scolaire; vérifier les données nécessaires, les saisir, produire et transmettre les rapports; remplir divers formulaires;
• collaborer à la gestion du dossier des admissions.
• rédiger, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; participer à l’élaboration du système de classement; archiver les documents de l’école;
• au besoin, coordonner le travail du personnel de soutien;
• au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

Profil recherché:

• Vous détenez un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou êtes titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et vous avez quatre (4) années d’expérience pertinente.

De plus:

• Vous maîtrisez parfaitement le français, et ce, tant à l’oral qu’à l’écrit; maîtrise de l’anglais un atout.
• Vous avez des connaissances en bureautique.
• Vous savez utiliser le logiciel COBA – un atout.

Échéance : 23 août 2024 à 16h