Adjoint administratif ou adjointe administrative / Administrative assistant | Villa Maria

Villa Maria est une école privée d’enseignement secondaire mixte francophone et anglophone qui accueille environ 1850 élèves. Dans un monde en constante évolution, notre école prône un accompagnement personnalisé, jumelé à un environnement stimulant. Les élèves des deux langues d’enseignement jouissent d’une cohabitation bilingue harmonieuse. En choisissant d’intégrer la technologie au service de l’enseignement, nous développons pour nos élèves une pédagogie innovante, efficace et humaine.

Notre mission :

Nous accompagnons nos élèves dans le développement et la réalisation de leur plein potentiel, afin qu’ils deviennent des citoyens responsables du monde aptes à relever les défis du marché du travail de demain.

L’opportunité :

Faites partie d’une équipe qui évolue et collabore dans un environnement bilingue et innovateur où l’humain reste au centre de nos préoccupations et où les efforts de chacun sont mis en commun afin de créer un lieu d’apprentissage de qualité pour notre communauté d’élèves. Faire carrière à Villa Maria, c’est travailler dans une école de renom, qui accorde une grande importance à la diversité, à l’inclusion et à la réalisation de soi.

À titre d’adjoint.e administratif.ve voici vos principales responsabilité :

1. La personne titulaire du poste a la responsabilité d’offrir un soutien administratif de première qualité dans les activités liées aux services aux élèves et à la pédagogie. En effectuant des tâches cléricales, la personne soutient la direction adjointe des services éducatifs dans ses fonctions quotidiennes. Pour ce faire, le ou la titulaire du poste devra :
2. Tenir à jour les dossiers administratifs, effectuer des communications téléphoniques avec les parents, rédiger des accusés de réception, lire les courriels reçus et les distribuer.
   Rédiger des communications écrites, créer des tableaux et divers documents utiles à la gestion de l’équipe de direction adjointe.
3. Offrir un soutien à la coordination, la préparation et le suivi des sessions d’examens.
4. Accueillir et guider les élèves pour toutes demandes relatives au soutien scolaire.
5. Collaborer à l’organisation et à la logistique d’activités pour les élèves, comme :
6. Participer aux différents comités.
   Journée d’accueil, gala, remise des diplômes, bal des finissants et finissantes, conférence et autre.
7. Répertorier et comptabiliser les points de démérite et les retards non motivés des élèves, planifier les conséquences applicables puis communiquer avec les parents.
8. Toutes autres tâches connexes demandées par l’équipe de direction adjointe.

La ou le collègue que nous recherchons a :

Un diplôme d’études collégiales en techniques de l’administration générale, en secrétariat ou en d’autres techniques appropriées ou toute formation équivalente.
Si vos études ont été effectuées hors Québec, joindre votre évaluation comparative des études effectuées hors Québec émise par le ministère de l’Immigration, de la francisation et de l’intégration.
Un minimum d’un (1) an d’expérience dans un poste similaire.
Une excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
Une maîtrise démontrée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook).
Une connaissance du logiciel de gestion pédagogie COBA et Charlemagne et des info-sanction du MÉQ, un atout.
Une facilité à communiquer et un excellent sens du service à la clientèle et du travail d’équipe.
Une capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois et à travailler dans un environnement à rythme rapide
De la diplomatie, de la discrétion, de la rigueur et un sens du détail.
Un intérêt pour la formation continue.

Pourquoi nous choisir comme employeur ?

Salaire horaire selon l’échelle salariale du secteur public francophone de la secrétaire : 24,17 $ à 26,30 $ selon l’expérience
Régime d’assurances collectives adapté aux besoins des employés
Régime de retraite RREGOP
Programme d’aide aux employés
Ambiance de travail humaine et chaleureuse
Possibilité de collaborer avec une équipe multidisciplinaire dans divers comités
Site extérieur historique et enchanteur
À proximité d’une station de métro
Stationnement gratuit

Horaire de travail : lundi au vendredi de 7 h 30 à 15 h 30 (35 heures par semaine)

Date d’entrée en fonction : Dès que possible. (À déterminer selon les disponibilités de la personne)Remplacement de congé de maternité.

Merci de faire parvenir votre CV, ainsi qu’une lettre de présentation ou une courte vidéo de vous-même d’une durée maximale de 3 minutes par courriel à l’adresse suivante : carrieres-careers@villamaria.qc.ca.
L’utilisation du masculin a pour unique objectif de faciliter la lecture du texte. Villa Maria souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques ainsi que les personnes en situation de handicap à nous faire parvenir leur candidature.

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Villa Maria is a private co-ed school providing secondary education in English and French to more than 1850 students in a unique bilingual environment.
In a constantly changing world, our school advocates personalized support in a stimulating environment. Students of both languages ​​of instruction get to experience a bilingual learning environment. By harnessing technology for the service of education, we inspire our students with a pedagogical approach that’s innovative, effective, and student-centered.

Our mission:
We help our students develop and achieve their full potential, preparing them to be citizens of the world with the ability to meet the challenges of tomorrow’ labor market.

The Opportunity:
Be part of a team who evolves and collaborates in an innovative bilingual environment where people remain at the center of our concerns and where everyone’s efforts come together to create a quality learning environment for our student community. A career at Villa Maria means working at a renowned college that values diversity, inclusion and self-fulfillment.

As an administrative assistant, your main responsibilities are :

The incumbent is responsible for providing first-rate administrative support in activities related to student services and pedagogy. By performing clerical duties, the person supports the Assistant Director of Educational Services in his or her day-to-day functions. To this end, the incumbent will:

Maintain administrative files, make telephone calls to parents, write acknowledgements, read incoming e-mails and distribute them.
Draft written communications, create tables and various documents useful for managing the assistant management team.
Provide support for the coordination, preparation and follow-up of exam sessions.
Welcome and guide students in all matters relating to tutoring.
Collaborate in the organization and logistics of activities for students, such as:
Participate in various committees.
Welcome day, gala, graduation, prom, conference and more.
List and tally student demerits and unexcused tardies, plan applicable consequences then communicate with parents.
Any other related duties requested by the assistant management team.

The colleague we are looking for has:

A college diploma in general administration, secretarial or other appropriate techniques, or equivalent training.
If your studies were completed outside Quebec, attach your comparative evaluation of studies completed outside Quebec issued by the Ministère de l’Immigration, de la francisation et de l’intégration.
Minimum of one (1) year’s experience in a similar position.
Excellent fluency in French and English, both spoken and written.
Demonstrated proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Powerpoint, Outlook).
Knowledge of COBA and Charlemagne educational management software and MÉQ info-sanction, is an asset.
Demonstrated communication skills and an excellent sense of customer service and teamwork.
Ability to manage multiple files and work in a fast-paced environment.
Diplomacy, discretion, thoroughness and attention to detail.
An interest in continuing development.

Why choose us as an employer?

Hourly salary according to the French public sector salary scale for secretaries: $24.17 to $26.30 depending on experience
Group insurance plan adapted to our employees’ needs
RREGOP retirement plan
An employee Assistance Program
Job placement program
A warm and human working environment
The possibility of cooperating with our multidisciplinary team on several committees
A historic and enchanting outdoor environment
Close to a Metro station
Free parking

Schedule: Monday to Friday 7:30 am to 3:30pm (35 hrs /week)

Start Date: As soon as possible(To be determined according to the applicant’s availability) Maternity leave replacement

Join us and send your resume to the following address: carrieres-careers@villamaria.qc.ca

Villa Maria subscribes to an equal employment opportunity program and invites women, aboriginals, visible minorities, ethnic minorities and persons with disabilities to send us their applications.