Adjoint.e administratif.ve aux services éducatifs / Administrative assistant Educational services | Villa Maria

Villa Maria est une école privée d’enseignement secondaire mixte francophone et anglophone qui accueille environ 1840 élèves. Dans un monde en constante évolution, notre école prône un accompagnement personnalisé, jumelé à un environnement stimulant. Les élèves des deux langues d’enseignement jouissent d’une cohabitation bilingue harmonieuse. En choisissant d’intégrer la technologie au service de l’enseignement, nous développons pour nos élèves une pédagogie innovante, efficace et humaine.

Notre mission
Nous accompagnons nos élèves dans le développement et la réalisation de leur plein potentiel, afin qu’ils deviennent des citoyens responsables du monde aptes à relever les défis du marché du travail de demain.

L’opportunité
Faites partie d’une équipe qui évolue et collabore dans un environnement bilingue et innovateur où l’humain reste au centre de nos préoccupations et où les efforts de chacun sont mis en commun afin de créer un lieu d’apprentissage de qualité pour notre communauté d’élèves. Faire carrière à Villa Maria, c’est travailler dans une école de renom, qui accorde une grande importance à la diversité, à l’inclusion et à la réalisation de soi.

Le titulaire du poste est responsable d’effectuer les tâches de secrétariat pour le département des services éducatifs et des services de soutien scolaire, assumer la responsabilité et de la coordination des tâches administratives puis de la suppléance. Il assure le lien entre la direction des services éducatifs, les services de soutien scolaire et les directions adjointes.

À titre d’Adjoint.e administratif.ve aux services éducatifs voici vos principales responsabilités :

• Veiller à la gestion du système de gestion des absences des enseignants et effectuer les tâches requises liées aux absences des enseignants et les suppléances ;
• Rédiger des textes, développer des tableaux et divers documents utiles à la gestion des services éducatifs et des services de soutien scolaire ;
• Assister la directrice des services éducatifs lors des tables pédagogiques, réunions de parents ou autres rencontres prévues au calendrier scolaire ; voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal ;
• Assister le directeur des services de soutien scolaire dans diverses tâches administratives ;
• Assurer les communications auprès des parents, des élèves et des enseignants pour le département des services éducatifs et des services de soutien scolaire ;
• Coordonner la préparation et les suivis des examens de fin d’années en collaboration avec la cheffe des opérations pédagogiques
• Recueillir les informations nécessaires à la production du calendrier scolaire ;
• Recueillir les informations nécessaires au bon fonctionnement du processus d’assignation des tâches ;
• Supporter la direction dans la gestion du programme de développement professionnel des enseignants et du personnel non enseignants ;
• Assurer le service à la clientèle, la gestion de l’agenda et des boîtes courriels de la direction des services éducatifs et des services de soutien scolaire ;
• Participe à la rédaction, la révision, l’amélioration et la traduction de documents, textes et présentations courtes, avec un souci de clarté et de qualité ;
• Toutes autres tâches connexes demandées par son supérieur immédiat.

La ou le collègue que nous recherchons a :

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de bureautique ou l’équivalent ;
• Si vos études ont été effectuées hors Québec, joindre votre évaluation comparative des études effectuées hors Québec émise par le ministère de l’Immigration, de la francisation et de l’intégration.
• Minimum de trois (3) ans d’expérience dans un poste similaire
• Une excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Une maîtrise démontrée de la suite Google et de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)Une connaissance du logiciel de gestion pédagogie COBA et Charlemagne et des info-sanction du MÉQ, un atout.
• Des compétences démontrées en communication et un excellent sens du service à la clientèle et du travail d’équipe
• D’excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps
• Un sens de l’écoute et des habiletés démontrées pour la résolution de problème
• De la diplomatie, de la discrétion, de la rigueur et un sens du détail
• Un intérêt pour la formation continue

Pourquoi nous choisir comme employeur ?

• Salaire horaire selon l’échelle salariale du secteur public francophone de la secrétaire de gestion (4111) : 24,56$/h à 28,33$/h selon l’expérience.
• Régime d’assurances collectives adapté aux besoins des employés
• Régime de retraite RREGOP
• Programme d’aide aux employés
• Ambiance de travail humaine et chaleureuse
• Possibilité de collaborer avec une équipe multidisciplinaire dans divers comités
• Site extérieur historique et enchanteur
• À proximité d’une station de métro
• Stationnement gratuit

Horaire de travail : lundi au vendredi de 7 h 00 à 15 h 00 (35 heures par semaine)

Date d’entrée en fonction : Dès que possible.

Merci de faire parvenir votre CV, ainsi qu’une lettre de présentation par courriel à l’adresse suivante : carrieres-careers@villamaria.qc.ca.
L’utilisation du masculin a pour unique objectif de faciliter la lecture du texte. Villa Maria souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques ainsi que les personnes en situation de handicap à nous faire parvenir leur candidature.